Werken op de camping is heel anders dan op kantoor. Toch?

Euhhhh. Ja. En nee. We werken hier veel meer met onze handen en lopen van hier naar daar. En weer terug. En nog een keer. Maar…. Ook bij werken op de camping hoort administratie. En dat is meer dan je denkt.

Wat moeten we allemaal aan administratie doen dan? nou, we leggen het graag eens uit:

Gasten inplannen

We krijgen regelmatig overzichten van boekingen binnen. Aan de hand van deze lijsten bepalen we zelf welke gast in welke accommodatie verblijft. Een gast kan een voorkeur opgeven (soms is dat zeer specifiek!) en wij proberen daar zo goed mogelijk rekening mee te houden. Als we dezelfde namen in dezelfde reisperiode zien terugkomen in de overzichten, concluderen we ‘proactief’ dat deze mensen wel eens familie kunnen zijn en vast naast elkaar willen verblijven. Zelfs als beide families een ander accommodatietype hebben geboekt is er soms de mogelijkheid om ze naast elkaar te plaatsen. We vinden het leuk om ieder verzoek in te kunnen willigen, een ware puzzel, leuk! Echter, de planning is bij aankomst van de gasten gemaakt en niet alleen voor die week, maar ook voor de komende weken en die sluiten naadloos op elkaar aan. Van onwil van onze kant is geen sprake, al denkt men soms anders…

Tip voor de vakantieganger thuis: een ideale accommodatie is voor iedereen anders, dus specificeer uw wensen zo goed mogelijk. Sunny? Wilt u dat ’s morgens bij het ontbijt of juist BBQ-en in de avondzon? Friendly reminder: de zonnestand verandert!

Met 70 accommodaties is het maken van een planning met diverse voorkeuren beslist geen sinecure! De normale methode is om dit op  papier met potlood te doen (Hallo jaren ’80!) maar wij gebruiken daar een stukje gratis software voor wat we op internet hebben gevonden. Dat gaat een stuk sneller, maar alsnog zijn we wel 1 à 2 uur in de week bezig met gasten inplannen.

Overzichten maken

Wij voeren ons dagelijkse werk uit aan de hand van checklijsten. We maken overzichten van aankomsten en vertrekken per dag. Zo weten we wie we moeten vragen hoe laat ze morgen willen vertrekken (hoe vroeg wij de wekker moeten zetten), en welke mensen in welke accommodatie aankomen en of ze daar babybedden, stoelen,  beddengoed en handdoeken  nodig hebben.

Als mensen na 20 uur aankomen maken we hiervan een overzicht wat we uitprinten en inleveren bij de receptie van de camping.

Schoonmaak plannen

Met onze planning in de hand sturen we elke donderdag  naar het schoonmaakbedrijf een overzicht van de accommodaties die de volgende week schoongemaakt moeten worden. En vervolgens 20 updates omdat zaken dagelijks wijzigen. Ook controleren we of de schoonmaak de werkzaamheden volgens planning uitvoert en sturen we de schoonmaak hier updates van.

Onderhoud bijhouden

Dingen gaan stuk. En daar waar zand en zoute lucht om de hoek komen kijken nog iets sneller dan gebruikelijk ook. Sterker nog, je knippert met je ogen en iets functioneert opeens niet meer! Sommige zaken zijn eenvoudig zelf te repareren, andere niet. Als reparaties niet direct van levensbelang zijn (airco, warm water zijn dat bijvoorbeeld wel) dan zetten we ze op onze onderhoudslijst. Eens in de zoveel tijd komt de onderhoudsmonteur deze afwerken. We sturen hem dan één dag van tevoren onze lijst en een overzicht van leegstaande accommodaties. Ook belangrijk: gasten om toestemming vragen om in hun afwezigheid de accommodatie te mogen betreden.

Boekhouding

Er gaat best veel geld rond op de camping, dus het is zaak dit goed op orde te hebben. Niet onze sterkste kant, wel erg belangrijk. We houden een overzicht bij van alle contante betalingen, alle ontvangen borg en van alle uitgaven. Inkomsten zijn bijvoorbeeld: gasten die hun verblijf verlengen of ter plekke een upgrade hebben aangevraagd, iets wat binnen nu en een week niet meer gaat lukken aangezien het hoogseizoen voor de deur staat en alles helemaal is volgeboekt.

E-mail

2018. Dus e-mail. Veel e-mail. Wat dat betreft verschilt het niets met een kantoorbaan. Elke dag zijn we dus wel wat tijd kwijt met het beantwoorden en het schrijven van e-mails naar bijvoorbeeld de camping, onderhoudsdiensten, de schoonmaak, kantoor in Nederland etc. etc.

Vanuit Selectcamp krijgen we de beschikking over een i-Pad en een heel krat vol met allerlei formulieren. Zo’n i-Pad werkt prima om even een mailtje te lezen, maar voor het serieuze werk vinden wij het een waardeloos apparaat. Dus doen we alle administratie op onze eigen laptop en we hebben een printer gekocht om wat te kunnen printen. Zo’n uitgeprint papiertje vinden onze Selectcamp collega’s toch wel handig werken. Met onze laptop en printer is het een stuk efficiënter.

Dus het is eigenlijk net als op kantoor? Oordeel zelf 😀 Groeten uit ons zonnige kantoor!